会社宛てにかかってきた迷惑電話をこちらから穏便に切る方法

会社宛てにかかってくる迷惑電話の対応ってめんどくさいですよね。
私は電話の呼び出し音が嫌いで、他の人よりも電話に出るのが早いため、外線電話に出る頻度が高いです。
そのため、頻度が高い分ちょいちょい迷惑電話の相手をさせられています。

私の会社には、「名前、会社名、用件を聞いて答えない人からの電話は取り次がない」というルールがあるのでそれに沿っています。
ただ、迷惑電話だからといってあまりにいい加減な対応をしてしまうと、
無言電話や無限fax等の嫌がらせを受けることになるので、それなりに丁寧な対応をしなくてはいけません。

今回は迷惑電話が会社宛にかかってきたときの対応法について書いていきます(切り方)。

スポンサーリンク
レクタングル(大)

迷惑電話の対応法(穏便に切る)

適当に相手をしてても、そのうち相手が諦めて電話を切るのですが、
ガチャ切りされると気分が悪いので、こちらから電話を切る流れにもっていきましょう。
事前に対応をシュミレーションしておくことで、いざ迷惑電話がかかってきた時にスマートに対応できるようになりますよ。

私の会社にかかってくる迷惑電話は、開口一番「管理職の方いますか?」と聞いてくることが多いです。
この記事では相手が氏名と会社名を名乗った場合と名乗らなかった場合のケースについての対応を挙げます。

ケース1 相手が氏名と会社名を名乗った場合

電話が鳴り、取る。
「○○株式会社です。」

迷惑電話「xx(会社名)の△△(名前)ですが、管理職の人いますか?」
名前と会社名を名乗っても「管理職の方」と指定をしてくる電話は大抵迷惑電話なので上司にまわさない。

「ただいま席をはずしております。失礼ですが、どのようなご用件でしょうか?ご用件によっては担当の者におつなぎいたします。」

答えなかったら・・・

「申し訳ございませんが、ご用件をお伺いできない電話はお取り次ぎできませんので切らせていただきます。」
で電話を切る。

答えても業務に関係なかったら・・・

「申し訳ございませんが、業務時間中に私用の電話お取り次ぎすることはできませんので切らせていただきます。」
で電話を切る。

ケース2 相手が最初に名前と会社名を言わなかった場合

電話が鳴り、取る。
「○○株式会社です。」

迷惑電話「管理職の人いる?」

「失礼ですが、お名前、御社名、ご用件をお願いいたします。」

答えなかったら・・・

「申し訳ございませんが、お名前、御社名、ご用件をお伺いできない電話はお取り次ぎできませんので切らせていただきます。」
で電話を切る。

答えても業務に関係なかったら・・・

「申し訳ございませんが、業務時間中に私用の電話お取り次ぎすることはできませんので切らせていただきます。」
で電話を切る。

以上です。これでこちらから迷惑電話を穏便に切れますね。

相手から名前を聞かれた場合の対応

ちなみに、もし相手から名前を聞かれても、

「申し訳ございませんが規則により個人名をお答えすることができません。」

などと適当な理由を言って決して名前を知らせないようにしましょう。
名前を教えてしまうと次からはその個人名宛にかかってきます。

私は新入社員の時、迷惑電話の相手名前を聞かれたときに、テンパって

「名乗ることはできないのです!!」

と答えてしまったことがあります。。
迷惑電話の対応マニュアルがあったとしてもイメージトレーニングは大切ですよ。

以上、会社宛てにかかってきた迷惑電話をこちらから穏便に切る方法でした。
今日、いつものように迷惑電話の相手をしていて、ふとこのことを思い出したので記事にしてみました。

スポンサーリンク
レクタングル(大)
レクタングル(大)

シェアしてもらえると嬉しいです。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Evernoteに保存Evernoteに保存

フォローすると更新情報がチェックできます。